Outsourcing miezd a účtovníctva

Mnoho veľkých a stredne veľkých spoločností má svoje vlastné účtovné či personálne oddelenie, čo prináša mnoho výhod. Okrem veľkej flexibilnosti kontroly nad procesmi, je to aj potenciálna finančná efektívnosť. Tá je však zásadne podmienená optimálnym nastevením procesov v internom oddelení. V opačnom prípade hrozí plytvanie času vašich zamestnancov a tým pádom aj strata efektivity spoločnosti. Riešením môže byť čiastočný, alebo úplný outsourcing procesov ako napríklad vedenie účtovníctva či mzdovej agendy.

Čiastočný outsourcing

Outsourcovanie mzdovej agendy je asi najbežnejšie využívanou službou, predovšetkým u veľkých korporácií, pre ktoré je spracovanie miezd pre stovky či tisíce zamestnancov zväčša zbytočnou komplikáciou. Pri obrovských množstvách zamestnancov sa im zväčša oplatí viac, ako viesť túto agendu interne. Kompletné outsourcovanie však nie je potrebné vždy. Práve v prípade, že už spoločnosť má vlastné finančné oddelenie aj pre iné účely, sa oplatí spolupracovať s externou spoločnosťou na nastavení všetkých procesov v oddelené. To zväčša predstavuje implementovanie ERP systému, jeho správne nastavenie, rovnako ako správne nastavenie procesov a kompetencií v rámci oddelenie, čo dodatočné poradenstvo a školenia. Mnoho spoločností využíva na spracovanie miezd online mzdové systémy. Čiastočný outsourcing je teda vhodnou alternatívou pre spoločnosti, ktoré interné oddelenie potrebujú.

Úplný outsourcing

Ďalšou možnosťou, ktorá je nemenej využívaná, je komplexný outsourcing. To znamená, že celé vedenie účtovníctva či miezd prenecháte externej spoločnosti, čo sa hodí predovšetkým novo vzniknutým spoločnostiam, či spoločnostiam, ktoré vstupujú na zahraničný trh. Zriadenie celého účtovného oddelenia je totiž finančne aj časovo veľmi náročný proces.Kompletný outsourcing je výhodný predovšetkým z tohto hľadiska, no okrem šetrenia nákladov a času má výhodu aj v tom, že nemusíte investovať do vzdelávania vašich zamestnancov a napriek tomu máte istotu, že vašu agendu spravujú kvalifikovaní ľudia, ktorí majú prehľad v aktuálnej legislatíve a trendoch v danej oblasti.

Prenechanie zodpovednosti na iných

Okrem spomínaných benefitov, má outsourcing značnú výhodu aj v prenesení zodpovednosti na externú spoločnosť. Práve z dôvodu častých legislatívnych zmien, ako i práce pod časovým tlakom často dochádza na finančných oddeleniach ku chybám, ktoré môžu viesť k pokutám a iným finančným stratám, vyplývajúcich z premeškania termínov, nesplnenia podmienok či iných bežných chýb. Extermé outsourcingové spoločnosti zväčša preberajú za tieto chyby zodpovednosť. To je výhoda aj z hľadiska bezpečnosti informácií s ktorými sa pri spracovaní účtovníctva či miezd narába. Na jednu stranu je zverenie citlivých dát riskom, na druhú stranu renomované spoločnosti si z hľadiska ich reputácie žiadne úniky dát nemôžu dovoliť. Na to sa však na účtovnom oddelení nedá spoliehať, navyše vyvodenie zodpovednosti voči zamestnancom môže byť komplikované a s malými účinkami.

Či už si zvolíte kompletné prenechanie vašej egendy externej spoločnosti, alebo sa rozhodnete iba optimalizovať procesy vo vašom oddelení, outsourcing môže výrazne pomôcť efektivite vašej spoločnosti a i napriek počiatočným nákladom, sa zväčša ukáže ako výhodná investícia do budúcnosti. Samozrejme, rozhodnutiu outsourcovať tieto činnosti externej spoločnosti, by mala predchádzať analýza efektívnosti tohto kroku. Nie vždy je totiž outsourcing potrebný. V prípade, že sa však preň rozhodnete, je dôležité zvoliť si správneho partnera, nie len z hľadiska cien, ale portfólia ponúkaných služieb a ich kvality. Komplexnejšia spolupráca vám môže ušetriť množstvo námahy aj do budúcnosti.

označenie: